秘書派遣の求人に応募したい!時給や資格はどうなってる?

スーツを格好良く着こなし、ハイヒールで颯爽と歩き、手帳を片手にテキパキと仕事をこなす。そんな「仕事できる女子」に憧れて「秘書」を目指す女性は多いのではないでしょうか?

女性なら、ダサい制服を着て仕事をするよりも、おしゃれなスーツを着て綺麗なオフィスで仕事をしたいと思うのは当然のこと。

ですが、いざ秘書に就職・転職したいと考えると

悩み
秘書って具体的にどんな仕事をするの?
悩み
未経験でも秘書になれるの?
悩み
社長秘書?役員秘書?部長秘書?

と、色々な疑問が出てくるのではないでしょうか。

この記事では、派遣で働く秘書の仕事内容や時給、仕事の大変さなど、秘書の実態について解説します。

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派遣で働く秘書ってどんな仕事をするの?

大企業の経営者や、役員、社長、ビジネスマンの補佐役として、陰で支えるのが秘書の主な仕事。

秘書のタイプは大きく分けて2種類。

 

  • 一人の上司を一人の秘書でサポートする「個人秘書」
  • 一人の上司を複数の秘書たちでサポートする「グループ秘書」

 

の2タイプになりますが、業務内容は基本的には変わりません。

大手企業のCEOなど、多忙な上司である場合、一人の秘書だけでは業務をこなせなくなってしまうのが理由で、グループ秘書となるケースがあります。

グループ秘書は、以下の業務を他の秘書と連携の上、行います。

ここでは大きく3つに分けて仕事内容を説明します。

通常業務

・上司のスケジュール管理

会議や取引先との商談、出張や視察など、上司が予定を組む際には必ず秘書にスケジュールを確認します。

所要時間や移動時間等を考慮し、上司のスケジュールを管理するのが仕事です。

 

・来客、電話応対

上司宛ての来客や電話にはまず秘書が対応し、応接室でのお茶出しも秘書の仕事です。

スムーズな対応が出来るよう、取引先の名前や顔を覚えておく事が重要です。

 

・経費管理

出張の際の交通費清算や、接待交際費、タクシー代、物品購入費等、領収書をきちんと保管し、上司の経費管理を行います。

 

・環境整備

部屋の掃除や、空調管理、お花を飾る等、上司が快適に仕事が出来るようにするのが目的です。

 

・郵送物整理や情報収集

毎日、上司宛の郵送物を確認し、至急確認が必要なものか、後から目を通せばよいものかを判断し、上司に引き継ぎます。

どれが重要な郵送物なのかどうかも分かるようにしておかなくてはなりません。

 

・出張手配

上司が出張に行く際の航空券やホテル、移動手段等の手配も秘書が行います。

 

臨時業務

・情報収集

上司から仕事上で必要な情報について、何か調べておいてほしいと依頼される事があります。

インターネットや文献、新聞などで調査しファイリングしておきます。

 

・臨機応変な対応

上司が仕事上でトラブルを抱えてしまったり、何かアクシデントが発生した場合、例えば次のアポイント先に詫びの連絡を入れる等、想定外の業務にも対応する必要があります。

突然来客があった場合の対応も秘書が行わなければなりません。

上司のスケジュール次第で、急な残業になる事も珍しくありません。

 

・休日勤務

上司が取引先とのゴルフコンペに出席する際は、それが例え土日であっても秘書が同席する場合があります。

私的業務

ビジネスに関わる事だけでなく、上司がプレイべートで必要とするものを買って置いたり、休日に出かけたい場所について調べたりする事もあります。

このように秘書業務は多岐に渡ります。

そのため、秘書の派遣は「引き継ぎを上手に行うこと」が、その後の仕事を快適にするための重要なカギ。

引き継ぎ期間に、いかに上司の情報を前任の担当者から聞き出しておくかも重要です。

「これは絶対にやっちゃダメ」「これは絶対に忘れないでやった方が良い」ことなど、仕事内容はもちろんですが、上司の好きな話題や食の好み等も、前任者から聞いておきましょう。

必要資格と実務経験

秘書として働く場合、必ず取得していなければならない資格はありません。

しかし、例えば社長秘書として働く場合、立場柄、基本的なビジネスマナーは身につけておかなくてはなりませんし、パソコンが使える事は必須です。

臨機応変に落ち着いて対応できる事が求められたり、上司はもちろん周囲の人に細かい気配りが出来なくては秘書は務まりません。

また、言葉遣いや、身だしなみも重要です。

秘書の採用に関しては、比較的若くて綺麗な20代、30代の女性が採用されるケースが非常に多いです。

細かい理由は分かりませんが、容姿端麗な女性の方が採用されやすいんじゃないかなと個人的には思います。

容姿はともかく、特別な資格は不要ですが、秘書としての基本的なマナーや心構えを身につける為に、「秘書技能検定」を受験する人は多数います。

秘書技能検定は1級から3級まであり、秘書の仕事に関してやビジネスマナーについて習得する事が出来ます。

秘書派遣の平均時給は?

リクナビ派遣の調査によると、秘書派遣の平均時給は「約1600円」です。

これは関東エリアの平均時給ですが、時給が高いものだと2000円以上の時給で働ける派遣求人もあります。

一方、地方都市に行けば秘書の求人も少なくなり、時給も低くなる傾向にあります。

派遣秘書の求人は大手企業が多い?

秘書が必要という事は、その会社がそれなりの規模を誇り、業績も良好である事を示しています。

これは、経営が安定しない企業であれば、秘書を雇う事さえ出来ないからです。

実際、派遣会社の秘書求人を見てみると、ほとんどが「大手企業」「有名企業」となっている特徴があります。

派遣で働くメリットは、正社員で入るのは難しいような憧れの企業の綺麗なオフィスで仕事が出来る事。

派遣秘書であれば、大企業の高層階にある綺麗な秘書室での仕事も夢ではありません。

事務未経験でも派遣なら秘書を目指せる?

派遣の場合、事務未経験でも秘書を目指す事は可能です。

派遣秘書の場合、「未経験OK」の求人の割合が比較的多いのが特徴です。

ですが、一方では「社会人経験2年以上」や「基本的なビジネスマナーが身についている人」等の条件の求人も多数あります。

社長秘書や役員秘書の仕事は、人気が高いので、あまりビジネスマナーに自信のない人にとっては、いきなり秘書業務に就く事は簡単な事ではないかもしれません。

特に正社員採用となると、採用ハードルはかなり上がります。

 

ですが、正社員では難しい仕事も、派遣からなら秘書のお仕事に就くことが可能です。

 

派遣秘書の求人を探すには、まずはいくつかの派遣会社に登録して、お仕事を探すのが最適。

大手の派遣会社に登録すれば、一般事務や営業事務等を引き受け、その間にビジネスマナーを身につけつつ、スキルアップをしてから秘書派遣に挑戦するのも一つの方法です。

派遣から正社員になれるの?【派遣の秘書のキャリアアップ】

最初は派遣社員からでも紹介予定派遣の求人なら、正社員を目指すことができます。

紹介予定派遣とは、最大6か月間、実際の派遣先で仕事をしつつ、求職者側と企業側の双方が合意に至れば、そのまま直接雇用を結ぶ事が出来るという仕組みです。

実際の仕事を経験してから、直接雇用を結ぶ事が出来るので、お互いにミスマッチが起こらない事が一番の魅力です。

ただ、紹介予定派遣に関しては、掲載数の少ない派遣会社も多いので、紹介予定派遣の求人を多数掲載している派遣会社に登録を検討すると良いでしょう。

秘書の場合は、担当する上司との相性が重要なので、この紹介予定派遣はかなり有効だと言えます。

また、紹介予定派遣の求人ではなくても、とりあえずは実績は積めます。

なので、派遣を辞めて正社員の秘書求人に応募して、チャレンジしてみるのも悪くないんじゃないでしょうか。

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英語を使う秘書の仕事もあるの?

派遣社員の秘書求人の中には、英語等の外国語レベルを要求しているものもあります。

例えば、派遣先が外資系企業で社内のやりとりが英語だったり、担当する上司が外国人で秘書業務を英語で行う事もあります。

また日本企業で、日本人上司の秘書を仕事としていても、海外顧客との英文メールを読まなくてはいけなかったり、英語の資料を読むケースもあります。

派遣先によって求める英語のレベルは様々ですし、もちろん「英語不要」の求人も沢山あります。

秘書の仕事は公私混同が多くて大変?

秘書という仕事は、仕事とプライベートの区切りをつけるのが難しい仕事とよく言われます。

休日も上司からのメールに対応したり、上司の奥さんへのプレゼントを買いに行かなくてはならなかったりと、常に「秘書」でなければならない事が大変だという声があるのも事実です。

「これも上司の仕事をスムーズに進める為だ」と思える人は良いですが、そう思えない人にとっては秘書という仕事は大変だと感じてしまうかもしれません。

ですが、経営者の近くで支える仕事は、人生勉強にもなりますし、気に入られればかなりよくしてもらえるので、悪くはありません。

正社員での募集は厳しくても、派遣であれば秘書になれるチャンスが十分あるので、複数の派遣会社に登録して求人を探すことが最適です。

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